オフィス移転は社運を決めかねないプロジェクトの1つであり、大きな負担をともなう失敗が許されない業務になります。
社内合意を得るときにも苦労するとともに、業者の選定も悩みどころになるでしょう。
この記事では、オフィス移転に伴うRFPとは何かのほか、RFPを作成するメリットや作り方もご説明するので、オフィスの賃貸借契約を予定している方はお役立てください。
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オフィス移転に伴うRFPとは
RFPとはRequest for Proposalの略で、移転やリフォームの依頼に際してオフィスデザイン会社向けに作成する提案依頼書です。
オフィスをデザインしてもらう際には、移転する目的のほか、入居しているビルと移転先の情報、必要なスペースや什器に関する要望を記載します。
新しいオフィスのコンセプトを決めている際には、考えている内容をオフィスデザイン会社に理解してもらいやすくなります。
コンセプトが未定の際でも、移転の目的やスケジュール、現在のオフィスの改善点を整理しておくことで、関係者との共通認識を持って取り組むことが可能です。
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オフィス移転する際にRFPを作成するメリット
オフィス移転は、自社と業者だけでなく、ビルのオーナーや取引先など多くの関係者に影響を与える大きなプロジェクトであり、些細な点がトラブルにつながる可能性があります。
移転の目的を明確にしたうえで情報を共有しておくことで、作業中の食い違いが起こりにくくなり、トラブルを防止する効果が期待できます。
社内での意思統一は、社員の結束を深め、オフィス移転における目的達成につながるかもしれません。
また、デザインコンペにおいて的確な提案を受けられることで、提案の比較が容易になり、業者の選定をスムーズかつ公平に進められる点もメリットの一つです。
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オフィス移転におけるRFPの作り方
RFPの作り方は法律で定められているわけではありません。
作成にあたっては、予算のほか、スケジュールや図面、契約書などの必要書類を事前に確認しておきましょう。
RFPで提示する内容としては、オフィス移転の概要、依頼内容、レイアウトの要件、選考方法、契約条件、支払方法などが必要です。
現在のオフィスにおける不具合や改善したい点を記載することで、デザイン会社に対し、移転に際して求めているポイントを伝えやすくなります。
また、レイアウト図面、イメージパース、スケジュール、見積書など、プレゼンテーションで提出を求める資料を明記してください。
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まとめ
オフィス移転は大きなプロジェクトであり、社内の合意を得るだけでも苦労するとともに、作業の途中段階においてトラブルが発生しやすい傾向があります。
関係者が共通認識をもって取り組めるよう、RFPを作成したうえで取り組むのをおすすめします。
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スタイルホーム豊田店 メディア編集部
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